Jak przenieść politykę cenową do platformy B2B?

Indywidualne cenniki, rabaty, promocje, ceny negocjowane przez handlowców - jak przenieść te zasady do platformy B2B? Jak poukładać je w systemie, żeby ceny naliczały się prawidłowo, a każda zmiana nie oznaczała dodatkowej pracy dla działu handlowego?

W sprzedaży B2B cena produktu zależy od wielu czynników: warunków przypisanych do klienta, wielkości zamówienia, aktualnych promocji czy indywidualnych ustaleń z handlowcem - w efekcie ten sam produkt może mieć kilkanaście różnych cen. Do tego część zasad funkcjonuje w ERP, część w Excelu, a niektóre są znane wyłącznie handlowcom.

Jak to wszystko przenieść do platformy B2B? Przede wszystkim trzeba ustalić, które zasady mają być naliczane automatycznie, jak powinny działać rabaty i promocje oraz co zrobić z cenami negocjowanymi indywidualnie.

Przy okazji warto przyjrzeć się dotychczasowej polityce cenowej - wiele firm ma warunki handlowe, które powstawały przez lata i dziś trudno znaleźć uzasadnienie dla części z nich. Wdrożenie platformy B2B to dobry moment, żeby je uporządkować.

Uporządkowanie polityki cenowej przed wdrożeniem platformy B2B

Wdrożenie platformy B2B jest dobrym momentem na przegląd dotychczasowych zasad ustalania cen - w wielu firmach polityka cenowa rozwijała się przez lata, wraz z pozyskiwaniem kolejnych klientów i negocjowaniem nowych warunków współpracy.

W efekcie mogą funkcjonować dziesiątki cenników, różne poziomy rabatów i wyjątki, których zasadność trudno dziś wyjaśnić. Zdarza się również, że kontrahenci o podobnej skali zakupów otrzymują zupełnie inne warunki handlowe.

Przenoszenie wszystkich takich ustaleń do platformy B2B nie zawsze jest uzasadnione - nowy system daje możliwość uporządkowania zasad i wprowadzenia większej spójności w zarządzaniu cenami.

Co warto przeanalizować przed wdrożeniem?

• Obowiązujące cenniki i rabaty - ile cenników funkcjonuje w firmie, ilu klientów z nich korzysta i czy wszystkie nadal są potrzebne?
• Podział klientów na grupy - czy kontrahentów można pogrupować według skali zakupów, rodzaju działalności lub modelu współpracy?
• Zasady przyznawania rabatów - kto może udzielać rabatów, w jakiej wysokości i kiedy konieczna jest dodatkowa akceptacja?
• Indywidualne wyjątki - które ustalenia wynikają z rzeczywistych potrzeb biznesowych, a które są pozostałością wcześniejszych negocjacji?
• Rentowność sprzedaży - czy obecne ceny i rabaty pozwalają utrzymywać zakładane marże na poszczególnych produktach i grupach klientów?

Jak odwzorować cenniki i indywidualne warunki handlowe na platformie B2B?

Platforma B2B może wyświetlać każdemu klientowi ceny wynikające z jego warunków handlowych, nie oznacza to jednak, że każdy kontrahent potrzebuje osobnego cennika.

W wielu przypadkach lepiej sprawdza się podział klientów na grupy cenowe, z możliwością stosowania indywidualnych warunków tam, gdzie są rzeczywiście potrzebne.

Cenniki grupowe

Cennik grupowy to zestaw cen lub zasad rabatowych przypisany do określonej grupy klientów - zamiast tworzyć osobny cennik dla każdego kontrahenta, firma ustala wspólne warunki dla odbiorców o podobnym profilu zakupowym, a po zalogowaniu na platformę B2B każdy klient widzi ceny wynikające z przypisanej mu grupy.

Według jakich kryteriów można podzielić klientów?

Podział powinien uwzględniać sposób współpracy z kontrahentami oraz rentowność sprzedaży. Najczęściej bierze się pod uwagę:

• wartość zakupów - np. obrót z ostatnich 12 miesięcy,
• regularność zamówień - czy klient kupuje systematycznie, czy realizuje pojedyncze zakupy,
• wielkość zamówień - duże zamówienia zbiorcze mogą generować niższe koszty obsługi niż wiele małych,
• rodzaj klienta - np. dystrybutor, sklep detaliczny, producent lub firma wykonawcza, jeśli wiąże się to z odmiennym modelem współpracy,
• rentowność współpracy - marża osiągana na sprzedaży z uwzględnieniem kosztów dostaw, obsługi i warunków płatności.

Na tej podstawie można stworzyć kilka grup cenowych, przypisując im określone poziomy cen lub rabatów.

Przykładowy podział klientów na grupy cennikowe

Podane progi są przykładowe, w rzeczywistym wdrożeniu należy je ustalić na podstawie struktury klientów, marż i kosztów obsługi.

Jak to działa w praktyce?

Załóżmy, że hurtownia obsługuje 500 klientów - dotychczas wielu z nich miało indywidualnie ustalane rabaty, a każda większa zmiana cen wymagała sprawdzania i aktualizowania licznych cenników.

Po analizie danych sprzedażowych firma wprowadza cztery grupy cenowe i przypisuje do nich klientów według ustalonych kryteriów, a dla kilkunastu kontrahentów z odrębnymi umowami handlowymi pozostawia indywidualne cenniki.

Podział nie musi być też stały - przykładowo klient z grupy C, który zwiększył zakupy i spełnił warunki grupy B, może otrzymać korzystniejszy cennik. Zasady zmiany grupy powinny być ustalone z góry, np. na podstawie obrotu z ostatnich 12 miesięcy.

Cenniki indywidualne

Cennik indywidualny to zestaw cen lub rabatów przygotowany dla konkretnego kontrahenta: pozwala uwzględnić warunki handlowe, które różnią się od standardowych zasad obowiązujących pozostałych klientów.

Kiedy warto stosować indywidualne cenniki?

Przede wszystkim wtedy, gdy odrębne warunki mają uzasadnienie biznesowe, np.:

• strategiczni kontrahenci - najwięksi odbiorcy, z którymi firma negocjuje ceny na podstawie skali zakupów i długoterminowej współpracy,
• umowy kontraktowe - klienci z zagwarantowanymi cenami na określone produkty lub na ustalony czas,
• specyficzny asortyment - odbiorcy regularnie kupujący wybrane produkty na warunkach uzgodnionych z producentem lub dostawcą,
• indywidualne zobowiązania zakupowe - kontrahenci, którzy w zamian za określone ceny zobowiązują się do zakupu ustalonych ilości towaru.

Dlaczego indywidualne cenniki nie powinny być regułą?

Załóżmy, że hurtownia obsługuje 500 klientów i dla każdego utrzymuje osobny cennik. Przy zmianie cen zakupu, kosztów transportu lub docelowych marż firma musi uwzględnić warunki obowiązujące każdego z nich. Pojawia się kilka problemów:

• pracochłonne aktualizacje - każda większa zmiana polityki cenowej wymaga uwzględnienia wielu indywidualnych ustaleń i ustawiania ich na platformie B2B,
• trudniejsza kontrola marż - różnice w cenach mogą wynikać z historycznych negocjacji, a nie aktualnej rentowności współpracy,
• ryzyko nieaktualnych warunków - część klientów może nadal korzystać z rabatów, które nie mają już uzasadnienia.

Przykład

Hurtownia ma 500 aktywnych kontrahentów - po analizie warunków handlowych przypisuje większość z nich do czterech grup cenowych, a dla 15 największych odbiorców, którzy mają podpisane indywidualne umowy, pozostawia osobne cenniki.

Dzięki temu firma może aktualizować standardowe warunki cenowe na poziomie grup, a indywidualnie zarządzać wyłącznie tymi kontraktami, które rzeczywiście tego wymagają.

Jeżeli jednak klient oczekuje lepszej ceny przy konkretnym, większym zamówieniu, nie trzeba od razu tworzyć dla niego indywidualnego cennika - taką transakcję można obsłużyć przez zapytanie ofertowe na platformie B2B.

Rabaty i promocje - jak powinny działać na platformie B2B?

Cennik przypisany do klienta to dopiero punkt wyjścia - na ostateczną cenę zakupu mogą wpływać dodatkowe rabaty i promocje.

Platforma B2B może obsługiwać m.in.:

• rabaty produktowe - obniżki na konkretne produkty, marki lub kategorie,
• rabaty ilościowe - niższe ceny po zamówieniu określonej liczby sztuk,
• promocje czasowe - oferty obowiązujące w ustalonym terminie,
• rabaty od wartości zamówienia - naliczane po przekroczeniu określonej kwoty,
• promocje koszykowe - dotyczące całego koszyka lub wybranych zestawów produktów,
• promocje dla grup klientów - dostępne tylko dla określonych kontrahentów.

Czy rabaty powinny się łączyć?

Przykład: produkt kosztuje 100 zł netto. Klient ma na niego stały rabat 10%, a dodatkowo firma uruchamia promocję -15%.

W zależności od przyjętych zasad platforma może naliczyć:

Przy zamówieniu 500 sztuk różnica między pierwszym a ostatnim wariantem wynosi aż 6750 zł, dlatego jeszcze przed wdrożeniem trzeba ustalić kilka rzeczy:

• czy rabaty mogą się sumować?
• który rabat ma pierwszeństwo, jeśli klient spełnia warunki kilku promocji?
• czy produkty z indywidualnymi cenami mogą być objęte dodatkowymi promocjami?
• czy określone produkty lub grupy klientów powinny być wyłączone z promocji?
• jakie ograniczenia mają zabezpieczać minimalną marżę?

Indywidualne negocjacje cenowe i zapytania ofertowe

Nawet przy dobrze uporządkowanych cennikach zdarzają się zamówienia wymagające indywidualnej wyceny - przykładowo firma wykonawcza kupuje na co dzień materiały według przypisanego cennika, ale przy realizacji większej inwestycji potrzebuje 500 sztuk określonego produktu i chce wynegocjować lepszą cenę.

Nie ma potrzeby zmieniać jej stałego cennika tylko na potrzeby jednego zamówienia - takie sytuacje można obsłużyć przez zapytania ofertowe na platformie B2B.

Jak działają zapytania ofertowe?

• Klient wysyła zapytanie ofertowe dotyczące produktów, które chce zamówić.
• Handlowiec przygotowuje ofertę - może zmienić ilości i ceny produktów, dodać lub usunąć pozycje, określić koszt wysyłki oraz opcjonalny termin akceptacji.
• Klient otrzymuje ofertę w swoim panelu B2B - może ją zaakceptować, odrzucić lub zostawić komentarz.
• Po akceptacji oferta automatycznie zamienia się w zamówienie, które trafia do historii zamówień klienta.

Cała komunikacja dotycząca zapytania oraz historia przygotowanych ofert pozostają w systemie - w przypadku wspomnianej firmy wykonawczej handlowiec może więc przygotować ofertę na 500 sztuk produktu, uwzględnić wynegocjowaną cenę i koszt transportu. Klient akceptuje ofertę na platformie, a zamówienie zostaje utworzone automatycznie.

Stały cennik klienta pozostaje bez zmian.

Dzięki temu indywidualne negocjacje nadal są możliwe, ale nie wymagają tworzenia kolejnych cenników ani ręcznego przepisywania zaakceptowanych ofert do zamówień.

ERP czy platforma B2B - gdzie zarządzać cenami?

Przy wdrożeniu platformy B2B trzeba zdecydować, w którym systemie będą zarządzane cenniki i rabaty oraz gdzie ma być obliczana ostateczna cena zamówienia.

Jeżeli firma korzysta z ERP, część tych mechanizmów prawdopodobnie już w nim działa. Pytanie, czy system obsługuje wszystkie zasady, które mają obowiązywać na platformie B2B. Możliwe są dwa główne podejścia.

Model 1. Ceny zarządzane w ERP

Cenniki, rabaty i warunki handlowe są definiowane w ERP, a platforma B2B pobiera odpowiednie ceny lub wyniki kalkulacji - takie rozwiązanie ma sens, jeśli ERP obsługuje wszystkie potrzebne reguły, a firma chce zarządzać cenami w jednym miejscu.

Trzeba jednak sprawdzić, czy integracja pozwoli sprawnie aktualizować i pobierać ceny, szczególnie przy dużej liczbie produktów i indywidualnych warunków.

Model 2. Ceny zarządzane na platformie B2B

ERP dostarcza dane bazowe, natomiast platforma odpowiada za przypisywanie cenników, naliczanie rabatów i obsługę promocji - ten model można rozważyć, gdy firma potrzebuje mechanizmów, których nie obsługuje obecny ERP, np. bardziej rozbudowanych promocji koszykowych czy rabatów przeznaczonych wyłącznie dla klientów kupujących online.

W takim przypadku trzeba zadbać o prawidłowe przekazywanie do ERP cen i rabatów zastosowanych podczas składania zamówienia. Możliwe są również rozwiązania pośrednie. Przykładowo ERP może zarządzać cenami kontraktowymi, a platforma naliczać dodatkowe promocje koszykowe.

Co trzeba ustalić przed wdrożeniem?

Niezależnie od wybranego rozwiązania trzeba odpowiedzieć na kilka pytań:

• Gdzie będą wprowadzane i aktualizowane cenniki?
• Który system będzie odpowiadał za ostateczne naliczanie cen?
• Jak często dane cenowe będą aktualizowane na platformie?
• W jaki sposób ceny i rabaty będą przekazywane do ERP wraz z zamówieniem?
• Co stanie się, jeśli dane w obu systemach będą się różnić?

Przed uruchomieniem platformy warto przetestować rzeczywiste zamówienia, szczególnie te z indywidualnymi cennikami, rabatami ilościowymi i nakładającymi się promocjami.

Trzeba sprawdzić, czy klient widzi właściwą cenę na platformie oraz czy taka sama wartość trafia do ERP. Rozbieżności mogą prowadzić do błędów na dokumentach sprzedażowych i konieczności ręcznego poprawiania zamówień.

Podsumowanie