Jak przygotować firmę produkcyjną lub hurtownię do wdrożenia platformy B2B?

Ekspercki przewodnik oparty na praktyce wdrożeniowej

Digitalizacja sprzedaży B2B to jeden z najsilniejszych trendów w firmach produkcyjnych i hurtowniach. Presja klientów, koszty operacyjne, brak skalowalności tradycyjnych kanałów i rosnąca złożoność danych powodują, że wdrożenia platform B2B stały się nie tyle innowacją, co elementem strategicznego rozwoju.

Jednocześnie większość firm nie wie, od czego zacząć – a błędne podejście na starcie potrafi wydłużyć projekt o wiele miesięcy. Ten artykuł porządkuje proces, pokazuje kroki decyzyjne i wskazuje, jak przygotować organizację, zanim powstanie pierwsza linijka kodu.

Wdrożenie platformy B2B jako projekt transformacyjny, a nie tylko IT

Największy błąd, jaki popełniają firmy, to traktowanie platformy B2B jako:

• „sklepu internetowego dla firm”,
• „systemu, który ma przyjąć zamówienie”,
• „narzędzia dla działu e-commerce”.

Tymczasem jest to projekt:

• operacyjny,
• sprzedażowy,
• danych,
• logistyczny,
• procesowy,
• i dopiero na końcu — technologiczny.

Od czego zacząć? Od analizy procesów w obecnym stanie

To nie musi być rozbudowane ćwiczenie konsultingowe. Najważniejsze jest zrozumienie faktów:

1. Gdzie powstają zamówienia?

Mail, telefon, Excel, system ERP, handlowcy w terenie?

2. Kto podejmuje decyzje o cenach i rabatach?

Czy jest spójny model rabatowy czy „uznaniowość”?

3. Jak wyglądają dane produktowe?

Ile źródeł? Jaka aktualność? Jakie braki?

4. Jak wygląda kompletna ścieżka zamówienia?

Zapytanie → oferta → akceptacja → zamówienie → realizacja → dokumenty → reklamacje?

5. Które elementy procesu są krytyczne z perspektywy skali?

W projektach B2B najczęściej blokujące są:

• brak standardu tworzenia ofert,
• rozproszenie danych produktowych,
• różnorodność cenników,
• ręczne przepisywanie danych,
• zależność od pojedynczych osób.

Dane produktowe: fundament każdego wdrożenia B2B

Jeśli projekty B2C koncentrują się na marketingu i UX, projekty B2B koncentrują się na:

• wariantach,
• atrybutach,
• jednostkach miary,
• stanach magazynowych,
• specyfikacjach,
• cenach i rabatach.

Firma nie musi mieć PIM-a, ale musi wiedzieć:

• skąd dane będą pobierane,
• jak będą aktualizowane,
• kto jest ich właścicielem.

Integracja ERP — najczęściej przeceniany i jednocześnie źle rozumiany element projektu

B2B nie zawsze jest równe integracji z ERP. ERP jest źródłem danych, ale nie zawsze musi być zintegrowany na starcie.Są trzy modele integracji:

Są trzy modele integracji:

Model 1: „Zero integracji na start” (najkrótszy czas wdrożenia)

Firmy wykorzystują platformę jako:

• katalog produktów,
• system zamówień,
• miejsce obsługi kontrahentów.

Integracja z systemem ERP pojawia się w kolejnym etapie.

Model 2: „Integracja tylko kluczowych danych”

Najczęściej:

• ceny,
• stany magazynowe,
• klienci i użytkownicy.

Pozostałe elementy (dokumenty, płatności) wdraża się później.

Model 3: „Pełna integracja”

Stosowana wtedy, gdy:

• firma działa w wielu magazynach,
• procesy są niestandardowe,
• rabaty są skomplikowane,
• platforma ma być centralnym systemem sprzedaży.

Funkcje, które realnie zmieniają B2B (nie jest to pełna lista, lecz priorytety)

W setkach funkcjonalności B2B liczy się kilka, które mają największy wpływ na organizację:

1. Cenniki i rabaty przypisane do kontrahentów

Podstawa automatyzacji i usunięcia „uznaniowości”.

2. Zamówienia powtarzalne

W B2B ogromny procent zamówień jest cykliczny.

3. Wielopoziomowe role i użytkownicy w ramach jednej firmy

Kierownik → zakupy → księgowość.

4. Dostęp do dokumentów (FV, WZ, korekty)

Odciąża obsługę klienta bardziej niż cokolwiek innego.

5. Stany magazynowe i harmonogramy dostaw

Szybki wpływ na decyzje zakupowe klientów.

6. Kontekst branżowy

W zależności od branży:

• konfigurator,
• wiele magazynów,
• zestawy i kompletacje,
• niestandardowe jednostki miary.

Zmiany organizacyjne: dlaczego platforma B2B porządkuje firmę „przy okazji”

Największe korzyści platform B2B nie są technologiczne — są strukturalne:

• standaryzacja procesów,
• jedna polityka rabatowa,
• centralizacja danych,
• lepsza komunikacja sprzedaży z magazynem,
• mniejsza liczba błędów,
• przewidywalność operacyjna.

Wnioski na podstawie projektów realizowanych w Sun Group

Na przestrzeni projektów B2B widzimy powtarzające się wnioski:

• firmy często przeceniają trudność wdrożenia,
• integracje są problemem tylko wtedy, gdy są źle zaplanowane,
• etapowe uruchomienie daje największą wartość i najmniejsze ryzyko,
• dane nie muszą być perfekcyjne — muszą być zarządzalne,
• największym błędem jest „wdrożenie wszystkiego na start”,
• najlepsze projekty to te, w których organizacja jest prowadzona, a nie pozostawiona sama sobie.

Podsumowanie: platforma B2B to krok ku stabilniejszej, skalowalnej i lepiej działającej firmie