Systemy ERP wdrażane dziesięć, piętnaście, a czasem nawet dwadzieścia lat temu nadal stanowią podstawę działania wielu hurtowni i firm handlowych. Obsługują magazyn, dokumenty oraz księgowość, są dobrze znane pracownikom i przez lata sprawdzały się w codziennej pracy.
Coraz częściej okazują się jednak niewystarczające do obsługi dzisiejszych procesów sprzedaży B2B, które wymagają szybkiego dostępu do danych, automatyzacji oraz sprawnej obsługi dużej liczby klientów i indywidualnych warunków handlowych.
Starsze systemy ERP często nie były projektowane pod takie procesy, przez co wiele czynności nadal wymaga dodatkowej pracy administracyjnej: przygotowywania ofert, sprawdzania rabatów, przepisywania zamówień, kontrolowania promocji czy obsługi danych rozproszonych między ERP-em, Excelem i mailem. Na mniejszą skalę takie działania zazwyczaj funkcjonują całkiem sprawnie, z czasem jednak coraz większa część pracy handlowców zaczyna polegać nie na sprzedaży, ale na koordynowaniu informacji i ręcznej obsłudze procesów.
Właśnie dlatego platformy B2B coraz częściej stają się nie dodatkiem do sprzedaży, ale narzędziem porządkującym codzienną pracę firmy. Poniżej opisujemy 6 obszarów, w którym platforma B2B znacząco odciąża zespół handlowy i firmę.
W sprzedaży hurtowej zamówienia nadal bardzo często trafiają różnymi kanałami. Jedni klienci przesyłają je mailowo, inni składają telefonicznie, część wysyła pliki Excel lub PDF, a niektórzy przekazują po prostu gotową listę produktów do zamówienia.
Przy niewielkiej liczbie zamówień taki model jest możliwy do obsłużenia. Problem pojawia się wraz ze wzrostem liczby klientów i dokumentów. Każde zamówienie trzeba otworzyć, sprawdzić, przepisać do systemu, zweryfikować ceny, dostępność produktów oraz ewentualne błędy - to dodatkowa praca dla handlowców i większe ryzyko pomyłek wynikających z ręcznego wprowadzania danych.
Platforma B2B dla hurtowni pozwala przenieść proces składania zamówień do jednego, uporządkowanego kanału umożliwiając:
Dzięki systemowi B2B dla klienci mogą składać zamówienia w sposób dopasowany do swoich procesów zakupowych, a dział handlowy zyskuje więcej czasu na obsługę klientów i rozwój sprzedaży.
Sprzedaż B2B bardzo rzadko opiera się na jednym uniwersalnym cenniku - najczęściej różni klienci mają indywidualnie ustalane ceny, rabaty, promocje, limity kupieckie, warunki płatności czy progi zakupowe.
W starszych systemach ERP zarządzanie takimi zależnościami często wymaga dodatkowej pracy ręcznej lub tworzenia kolejnych wyjątków w systemie. Wraz ze wzrostem liczby klientów, handlowców i indywidualnych ustaleń coraz trudniej zachować spójność polityki handlowej oraz kontrolować marżę i warunki sprzedaży.
Platforma B2B pozwala zautomatyzować ten proces i przypisywać warunki handlowe do konkretnych klientów lub grup kontrahentów. Dzięki temu możliwe jest:
System B2B pozwala automatycznie stosować właściwe warunki handlowe dla każdego klienta i odzyskać kontrolę nad polityką cenową firmy.
W sprzedaży hurtowej informacje o klientach i warunkach handlowych bardzo rzadko znajdują się wyłącznie w jednym systemie. Część danych zapisanych jest w ERP-ie, część w dodatkowych arkuszach przygotowanych przez handlowców, a część funkcjonuje wyłącznie w mailach lub indywidualnych ustaleniach z klientami.
Przy niewielkiej liczbie zamówień taki model pracy zazwyczaj jest jeszcze możliwy do kontrolowania - sytuacja zaczyna się komplikować wraz ze wzrostem liczby klientów, produktów oraz indywidualnych warunków handlowych. Samo przygotowanie oferty albo sprawdzenie wcześniejszych ustaleń z klientem często wymaga wtedy przeszukiwania kilku różnych miejsc i weryfikowania, która wersja informacji jest aktualna.
Platforma B2B pozwala uporządkować przepływ informacji i udostępnić aktualne dane wszystkim uczestnikom procesu sprzedaży. Dzięki temu możliwe jest:
System B2B jest podstawowym źródłem danych, a to oznacza: mniej błędów, szybszą obsługę klientów i większą przewidywalność całego procesu sprzedaży.
Klienci hurtowi często zamawiają jednorazowo dziesiątki lub setki produktów - w wielu branżach nadal standardem są gotowe listy zakupowe przesyłane mailem lub zamówienia przygotowane w arkuszach Excel.
Sam ERP zwykle nie rozwiązuje tego problemu w wygodny sposób. Handlowcy muszą dodatkowo weryfikować dane, poprawiać formaty lub ręcznie tworzyć koszyki na podstawie przesłanych plików. Przy dużej liczbie zamówień staje się to czasochłonne i zwiększa ryzyko pomyłek.
Platforma B2B pozwala zautomatyzować i przyspieszyć obsługę takich zamówień. Dzięki temu możliwe jest:
System B2B automatyzuje obsługę powtarzalnych zamówień, dzięki czemu firma może obsłużyć większą liczbę klientów bez zwiększania nakładu pracy.
W wielu hurtowniach dział handlowy każdego dnia odpowiada na pytania dotyczące cen, dostępności produktów, terminów dostaw, zamienników czy statusów realizacji zamówień. Choć informacje te najczęściej znajdują się już w systemie ERP, ich przekazywanie klientom nadal często odbywa się telefonicznie lub mailowo.
Wraz ze wzrostem liczby klientów takie zapytania zaczynają zajmować znaczną część czasu handlowców. W efekcie mniej czasu pozostaje na rozwijanie sprzedaży, pozyskiwanie nowych klientów czy obsługę bardziej złożonych tematów wymagających indywidualnego wsparcia.
Platforma B2B pozwala udostępnić klientom najważniejsze informacje w trybie samoobsługowym. Dzięki temu możliwe jest:
System B2B daje klientom natychmiastowy dostęp do informacji, a handlowcom pozwala skupić się na sprzedaży zamiast obsłudze powtarzalnych zapytań.
W wielu hurtowniach źródłem problemów nie jest sam ERP, ale sposób, w jaki przez lata były dokładane do niego kolejne procesy, wyjątki i dodatkowe działania wykonywane ręcznie.Przy większej liczbie klientów oraz zamówień coraz trudniej utrzymać sprawną obsługę sprzedaży wyłącznie w oparciu o starsze systemy i pracę administracyjną działu handlowego.
Platforma B2B pozwala uporządkować proces sprzedaży hurtowej, ograniczyć ilość ręcznej pracy oraz zapewnić klientom szybszy dostęp do informacji, zamówień i dokumentów.
Tak. Platforma B2B najczęściej zostaje zintegrowana z ERP-em w zakresie: stanów magazynowych, cen, dokumentów handlowych, zamówień, danych klientów. Dzięki temu dane aktualizują się automatycznie i nie wymagają ręcznego przepisywania między systemami.
Tak. Po zalogowaniu klient może widzieć przypisane do siebie ceny, rabaty, promocje oraz warunki handlowe zgodne z ustawieniami w ERP-ie lub module cenowym.
Tak. W naszym systemie B2B jest możliwy import produktów wraz z podaniem ilości z plików Excel lub CSV, co znacząco przyspiesza składanie dużych zamówień hurtowych.
Nie. Platforma B2B automatyzuje powtarzalne działania administracyjne, dzięki czemu dział handlowy może poświęcać więcej czasu na sprzedaż, negocjacje i obsługę klientów.
Tak. Klient może po zalogowaniu sprawdzić aktualną dostępność produktów oraz status realizacji zamówień bez konieczności kontaktu z działem handlowym.
