Najlepsza platforma B2B dla Twojego biznesu

Wybór platformy B2B to jedna z kluczowych decyzji w procesie cyfryzacji relacji handlowych. Może przynieść firmie realne korzyści – przyspieszyć obsługę klientów, zautomatyzować sprzedaż, ograniczyć liczbę błędów i obniżyć koszty operacyjne. Jednocześnie, błędna decyzja wdrożeniowa może skutkować kosztownymi przestojami, brakiem akceptacji użytkowników lub trudnościami z integracją z innymi systemami.

Nie istnieje jeden „najlepszy” system B2B. Istnieją za to różne modele, podejścia i technologie, które warto rozważyć dopiero po analizie procesów i potrzeb konkretnej organizacji. Ten artykuł podpowiada, jakie pytania zadać przed wyborem platformy, na co zwrócić uwagę i dlaczego dopasowanie systemu do firmy jest ważniejsze niż wybór „najpopularniejszego” rozwiązania.

Platforma B2B w ekosystemie firmy

Z punktu widzenia organizacji planującej wdrożenie sprzedaży B2B, platforma e-commerce nie powinna być traktowana jako osobny projekt IT ani wyizolowane narzędzie sprzedażowe.To jeden z elementów szerszego ekosystemu procesowego i systemowego, który musi współgrać z istniejącą strukturą operacyjną firmy.

Oznacza to, że każda decyzja o wdrożeniu platformy B2B powinna być osadzona w kontekście:

Właśnie dlatego punkt wyjścia do rozważań nad wyborem technologii B2B powinien być strategiczny, a nie tylko funkcjonalny. Kluczowe pytanie nie brzmi: „Jakie funkcje ma mieć system?”, ale: „Jaką funkcję ma pełnić platforma B2B w strukturze firmy – dziś i w przewidywalnej przyszłości?”

Kluczowe pytania przed wyborem platformy B2B

Zamiast rozpoczynać od przeglądu dostępnych technologii czy funkcji, firmy planujące wdrożenie platformy B2B powinny najpierw zdiagnozować swoją strukturę operacyjną, sposób pracy i przyszłe potrzeby. Taka analiza pozwala nie tylko określić zakres projektu, ale też znacznie zmniejsza ryzyko nietrafionej inwestycji.

Oto cztery obszary, które należy przeanalizować:

1. Model współpracy z klientami

Platforma B2B powinna wspierać aktualne modele handlowe – a nie wymuszać ich zmianę. W tym obszarze należy zweryfikować:

• zróżnicowanie warunków handlowych - czy firma stosuje jednolitą politykę cenową, czy raczej indywidualne cenniki, rabaty, limity kredytowe i terminy płatności? W tym drugim przypadku platforma powinna umożliwiać personalizację oferty i automatyczne jej prezentowanie po zalogowaniu,
• styl obsługi klientów - czy kontrahenci są gotowi do samoobsługowego składania zamówień online, czy wciąż preferują kontakt z handlowcem? W firmach o bardziej relacyjnym modelu sprzedaży system powinien umożliwiać wspólną pracę klienta i opiekuna handlowego na jednej platformie,
• powtarzalność zamówień - jak często klienci kupują te same produkty? Czy istnieje potencjał do wdrożenia koszyków stałych, zamówień cyklicznych lub przypomnień? Automatyzacja takich procesów może znacząco skrócić czas obsługi.

2. Struktura oferty i logika zamówień

Budowa katalogu produktowego i mechanika zamówień wpływają bezpośrednio na architekturę platformy. Warto wziąć pod uwagę:

• złożoność asortymentu - czy oferta obejmuje wiele wariantów, konfiguracji, jednostek miary, pakietów zbiorczych? Czy produkty są powiązane zależnościami (np. produkt główny i akcesoria)? Im bardziej złożony model, tym większe znaczenie ma elastyczność platformy,
• potrzebę zaawansowanego filtrowania i wyszukiwania - klienci B2B często oczekują funkcjonalności takich jak wyszukiwanie po kodzie producenta, filtracja po parametrach technicznych czy ograniczenie widoczności tylko do przypisanych produktów(platforma powinna umożliwiać personalizację katalogu),
• obsługę złożonych struktur zakupowych - czy po stronie klienta w procesie zakupowym uczestniczy więcej niż jedna osoba? Czy wymagane są akceptacje, limity zamówień, budżety lub konta wielopoziomowe? Takie procesy wymagają odpowiedniego modelu uprawnień i workflow w systemie.

3. Systemy wewnętrzne i poziom integracji

Platforma B2B nigdy nie działa w próżni – musi być ściśle zintegrowana z pozostałymi systemami firmy. Przed wyborem rozwiązania należy przeanalizować:

• aktualne systemy ERP, WMS, CRM, PIM - jakie systemy są wykorzystywane do zarządzania danymi produktowymi, sprzedażą, fakturami i logistyką? Czy posiadają API, czy wymagają indywidualnych konektorów? Rodzaj ERP może mieć kluczowe znaczenie dla wyboru technologii B2B,
• częstotliwość i sposób wymiany danych - czy kluczowe informacje (np. stany magazynowe, limity kredytowe, statusy zamówień) powinny być aktualizowane w czasie rzeczywistym? Czy dopuszczalne są synchronizacje cykliczne? Platforma musi być dostosowana do tempa operacyjnego firmy,
• obsługę procesów niestandardowych - czy w firmie istnieją indywidualne etapy zatwierdzania zamówień, specjalne etykiety, dokumenty, procesy logistyczne? W takich przypadkach warto rozważyć elastyczne lub dedykowane rozwiązania, zamiast gotowych szablonów.

4. Zasoby i kompetencje w zespole

Nawet najlepsza technologia nie zadziała bez odpowiedniego zaplecza organizacyjnego. Przed podjęciem decyzji należy sprawdzić:

• zasoby techniczne - czy firma posiada dział IT lub współpracuje z partnerem, który może wspierać rozwój i utrzymanie systemu? Brak takich kompetencji może wskazywać na potrzebę prostszego, zarządzanego rozwiązania (np. SaaS),
• zespół e-commerce lub digital - czy są w firmie osoby odpowiedzialne za obsługę systemu, uzupełnianie danych, analizę wyników? Warto ocenić, czy zespół będzie w stanie utrzymać platformę operacyjnie i marketingowo - jeśli nie, warto zaplanować rekrutację wcześniej, niż zostawić ją na ostatnią chwilę, kiedy trzeba będzie dogrywać wiele istotnych kwestii,
• oprocesy zarządzania treścią i danymi - czy dane produktowe są aktualne, poprawnie opisane i ustandaryzowane? Czy firma korzysta z PIM lub innego narzędzia do zarządzania informacją produktową? Jakość danych ma bezpośredni wpływ na użyteczność platformy B2B. Gdy pomyśli się o tym wcześniej, wiele prac może toczyć się jednocześnie, bez blokowania wdrożenia platformy, bo na przykład opisy nie są jeszcze gotowe.

Kluczowe kryteria wyboru platformy B2B

Wybór platformy B2B nie powinien opierać się wyłącznie na funkcjonalnościach katalogowych czy atrakcyjnej ofercie cenowej. Po zdiagnozowaniu struktury organizacyjnej i procesów sprzedażowych warto przyjąć zestaw obiektywnych kryteriów oceny, które pomogą porównać różne rozwiązania nie tylko pod kątem „tu i teraz”, ale również z myślą o rozwoju w dłuższej perspektywie.

Oto pięć kluczowych obszarów, które warto wziąć pod uwagę:

Rodzaje platform B2B

Wybór platformy B2B nie polega na znalezieniu „najlepszego rozwiązania na rynku”, lecz na dopasowaniu technologii do konkretnej sytuacji biznesowej. Różne modele wdrożeń oferują różne korzyści – i niosą ze sobą różne ograniczenia.

Dlatego dopiero po przeanalizowaniu procesów, zasobów i strategii rozwoju warto przejść do etapu porównania typów rozwiązań. W tej części nie chodzi o wskazanie zwycięzcy, ale o to, które podejście najlepiej odpowiada określonym potrzebom biznesowym. Przegląd modeli platform B2B:

Podsumowanie