Wstęp
Branża oświetleniowa charakteryzuje się ogromną ofertą produktową, która jest przeznaczona dla gospodarstw indywidualnych, firm czy samorządów. Ilość kategorii produktowych, rozwiązań, systemów jest ogromna i trudna do sklasyfikowania.
Najczęściej to, co widzą klienci w witrynach sklepów internetowych, czy architekci przeglądający katalogi online - wygląda lepiej (mimo że nie zawsze dobrze), niż zarządzanie informacjami produktowymi, które się za tym kryje.
Wyzwania branży oświetleniowej związane z zarządzaniem produktów.
Zasilanie informacjami z bocznych plików, stawianie dodatkowych baz danych, osobne panele do zarządzania treściami dla różnych kanałów, pojedyncze integracje z dostawcami, czy wreszcie ręczne wprowadzanie części informacji o produktach - to coś, co zna bardzo wiele firm z branży oświetleniowej.
Ręczny import danych dla nowych produktów, lub aktualizacja informacji w aktywnych produktach, który odbywa się poprzez pliki np. CSV, sprawdza się jednak do pewnego momentu (np. gdy nowych produktów przybywa powoli lub aktualizacje wystarczy robić np. raz w tygodniu). Jeśli do tego dochodzą dodatkowe źródła danych dostarczane przez dostawców - w dodatku w różnych formatach (co wiąże się z koniecznością każdorazowego mapowania danych) - przepis na informacyjny chaos jest gotowy.
Odpowiedzią na wyzwania w zakresie zarządzania informacją produktową jest PIM, czyli Product Information Managment. Jest to swoistego rodzaju segregator informacji, do którego łatwo podłączać różne źródła danych i tak samo łatwo, z jednego miejsca dystrybuować je w potrzebne kanały.
PIM jest cichym bohaterem firm, które decydują się wzmocnić swój potencjał online z trzech prostych powodów:
- Spójność danych - PIM eliminuje problemy z utrzymaniem spójnych i aktualnych informacji o produktach, co jest kluczowe dla skutecznej sprzedaży.
- Efektywność zarządzania - centralne zarządzanie informacjami produktowymi ułatwia procesy biznesowe i pozwala na szybką aktualizację danych.
- Integracja z innymi systemami - systemy PIM mogą być łatwo zintegrowane z istniejącymi systemami, takimi jak CRM czy ERP, co usprawnia cały proces zarządzania.
W kontekście branży oświetleniowej, gdzie istotne są szczegółowe informacje o produktach, systemy PIM stają się niezbędnym narzędziem wspierającym cyfrową transformację przedsiębiorstw. Dzięki możliwości przechowywania wszystkich informacji o produkcie w jednym miejscu, integracji z innymi systemami oraz skalowalności, PIM stanowi kluczowy element efektywnego zarządzania ofertą w tej branży.
Korzyści z wdrożenia systemu PIM w branży oświetleniowej
Wdrożenie PIMu niesie ze sobą pewne wyzwania, jednak korzyści zdecydowanie są tego warte. Do najważniejszych możemy zaliczyć:
- Ujednolicenie danych produktowych - PIM centralizuje informacje o produktach (zbierając je w jednym miejscu), co ułatwia zarządzanie i udostępnianie danych.
- Poprawa jakości danych: PIM automatyzuje procesy walidacji danych, co minimalizuje błędy i gwarantuje wyższą jakość informacji.
- Optymalizacja procesów: PIM automatyzuje wiele procesów związanych z zarządzaniem informacją produktową, co oszczędza czas i zasoby.
- Wspieranie wielokanałowości: PIM umożliwia przesyłanie danych produktowych, do różnych kanałów sprzedaży, co upraszcza i przyspiesza proces rozszerzania sprzedaży.
- Redukcja zwrotów: dzięki rozbudowanym kartotekom produktowym, PIM umożliwia „uzbrojenie” opisów produktowych w wiele istotnych informacji, co pozytywnie wpływa na zmniejszenie ilości zwrotów.
- Łatwiejsza ekspansja na nowe rynki: PIM pozwala na proste utworzenie wersji językowych produktów, co ułatwia wejście na rynki zagraniczne.
- Wzmocnienie konkurencyjności - możliwość szybkiej reakcji na zmiany na rynku (np. masowe dodanie różnego typu informacji, daje przewagę nad innymi firmami.
Przykłady wykorzystania PIM branży oświetleniowej
W branży oświetleniowej systemy zarządzania informacjami o produktach znajdują zastosowanie w różnych obszarach, umożliwiając lepsze zarządzanie szerokim asortymentem produktów oraz poprawiając efektywność operacyjną.
Oto kilka konkretnych przykładów wykorzystania PIM w tej branży:
- Zarządzanie wieloma wariantami produktów - w przypadku oświetlenia istnieje wiele różnych produktów, takich jak lampy sufitowe, kinkiety, lampy biurkowe itp., z różnymi rodzajami źródeł światła, kształtami, kolorami i stylami. PIM umożliwia łatwe zarządzanie tymi wariantami poprzez centralizację informacji o każdym produkcie, włączając w to specyfikacje techniczne, zdjęcia, ceny, dostępność itp.
- Przekazywanie spójnych danych do różnych kanałów sprzedaży - dzięki PIM możliwe jest przekazywanie danych produktowych w różnych, wymaganych formatach m.in. na platformy B2B, B2C, aplikacje mobilne, social media, portale aukcyjne, materiały promocyjne, etykiety w sklepach stacjonarnych itp. Ręczna obsługa w tym przypadku wydłuża proces wystawiania nowych produktów oraz może być źródłem błędów, co dodatkowo podnosi koszty i negatywnie wpływa na user experience użytkownika.
- Aktualizacje parametrów technicznych i cenników - branża oświetleniowa jest dynamiczna, a parametry techniczne produktów oraz ceny mogą się zmieniać często. PIM umożliwia szybkie i łatwe aktualizacje tych danych, co jest kluczowe dla utrzymania dokładności informacji na wszystkich platformach sprzedażowych.
- Zarządzanie danymi dotyczącymi zgodności i norm bezpieczeństwa - w branży oświetleniowej istnieje wiele przepisów i norm dotyczących bezpieczeństwa, zgodności z wymaganiami energetycznymi, oznakowania CE itp. PIM umożliwia śledzenie i zarządzanie tymi danymi, zapewniając, że produkty oferowane przez firmę są zgodne z obowiązującymi przepisami.
- Integracja z systemami e-commerce i ERP - PIM może być łatwo zintegrowany z systemami e-commerce oraz systemami planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP), CRM i innymi niezbędnymi, co umożliwia płynne przekazywanie danych produktowych między różnymi systemami w firmie. Dzięki temu można uniknąć podwójnej pracy i błędów związanych z niezgodnościami danych.
Wyzwania przy implementacji PIM i proponowane rozwiązania
Przy wdrożeniu PIM mogą wystąpić pewne wyzwania, które w branży oświetleniowej wiążą się m.in. z:
- szerokim asortymentem produktów i związaną z nimi koniecznością odpowiedniego skategoryzowania i sklasyfikowania produktów,
- dużą ilością danych do przeniesienia,
- potrzebą zintegrowania PIM z wieloma systemami w firmie, takimi jak np. ERP czy CRM oraz płynnej integracji i przekazywania danych między różnymi systemami charakterystycznymi dla danej organizacji,
- zmianą w kulturze organizacyjnej - pracownicy muszą zrozumieć korzyści, jakie niesie ze sobą wdrożenie PIM.
Aby zniwelować wyzwania związane z wdrożeniem systemu zarządzania informacjami o produktach (PIM) w branży oświetleniowej i zapewnić jak najbardziej płynne przejście, można zastosować kilka kluczowych strategii i praktyk:
Staranne planowanie i analiza przedwdrożeniowa
Wdrożenie PIM jest szybsze, gdy jest poprzedzone rzetelną analizą, która dotyczy m.in. zidentyfikowania wszystkich istniejących systemów, baz danych i procesów związanych z zarządzaniem informacjami o produktach (tych obsługiwanych ręcznie również). Pozwoli to zidentyfikować źródła, jakość i strukturę danych.
Wsparcie zespołu wewnętrznego
Implementacja PIM przebiega sprawniej, gdy od początku zaangażowany jest w nią zespół, który docelowo będzie obsługiwał system, a przynajmniej osoby, które mogą wnieść istotną wiedzę podczas projektowania systemu. Istotnym elementem wdrożenia są również szkolenia dla pracowników, które pozwolą im zrozumieć nowy system i nauczą jego obsługi.
Czyszczenie i standaryzacja danych
Jeśli to możliwe, przed przeniesieniem danych do nowego systemu PIM dobrze jest przeprowadzić proces czyszczenia i standaryzacji danych. Należy się skoncentrować w nim na usunięciu duplikatów oraz standaryzacji formatów i terminologii.
Monitorowanie i optymalizacja
Po wdrożeniu systemu PIM dobrze jest monitorować jego działanie i skuteczność. Część procesów najlepiej jest zoptymalizować podczas tak zwanego „wygrzewania systemu”.
Podsumowanie
Wykorzystanie systemu PIM w branży oświetleniowej przyczynia się do poprawy efektywności operacyjnej, zwiększenia spójności danych produktowych oraz lepszego dostosowania oferty do potrzeb klientów, co może przyczynić się do wzrostu sprzedaży i konkurencyjności firmy na rynku.
